AML dla kancelarii i notariuszy bez ręcznego sprawdzania list

Kiedy kancelaria sprawdza klienta

Adwokaci, radcowie prawni i notariusze należą do instytucji obowiązanych, gdy wykonują czynności wskazane w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Typowe przykłady to udział w transakcjach dotyczących nieruchomości, zakładanie i obsługa spółek, zarządzanie środkami klienta czy przygotowanie czynności, które prowadzą do przeniesienia znacznych wartości. Zakres w konkretnej sprawie ustala prawnik odpowiedzialny za kancelarię.

W praktyce sprawdzenie wypada na początku, zanim sprawa nabierze tempa. Klient podaje dane, kancelaria zestawia je z listami sankcyjnymi, ustala osoby stojące za spółką i zapisuje wynik. Przy powtarzalnej współpracy ten sam klient wymaga kolejnych kontroli, bo listy zmieniają się niezależnie od umowy o obsługę.

Co robi Oligarcha w tym procesie

Wpisujesz imię i nazwisko, nazwę firmy albo NIP. Oligarcha sprawdza je na krajowej liście MSWiA oraz w wykazach UE i ONZ i pokazuje potencjalne dopasowania razem z danymi, które pozwalają je ocenić. Dla spółki możesz dodać osoby ustalone jako beneficjenci rzeczywiści, żeby sprawdzić także ich.

Wynik trafia do panelu z datą i zakresem sprawdzenia. Z panelu pobierasz dowód PDF do akt sprawy. Podobieństwo nazwy zawsze oceniasz Ty, ponieważ tylko osoba znająca sprawę rozstrzygnie, czy to ten sam człowiek. Narzędzie skraca przygotowanie materiału i porządkuje zapis, ale nie zastępuje decyzji prawnika.

Dlaczego monitoring dzienny ma sens w kancelarii

Sprawa notarialna bywa jednorazowa, ale obsługa korporacyjna trwa latami. Klient sprawdzony przy zakładaniu spółki może po roku trafić na listę, a kancelaria dowie się o tym dopiero przy kolejnej czynności. Monitoring codziennie porównuje bazę Twoich klientów ze zmianami w wykazach i zgłasza, który podmiot wymaga przeglądu.

Dla małej kancelarii to różnica między przypadkowym odkryciem a udokumentowanym nadzorem. Każda zmiana ma swoją datę i zapis w panelu, więc przy kontroli możesz pokazać, kiedy się o niej dowiedziałeś i co z nią zrobiono.

Dowód sprawdzenia w aktach sprawy

Dobry zapis odpowiada na cztery pytania. Kogo sprawdzono, według jakich danych, w jakim momencie i jaki był wynik. Jeśli pojawiło się dopasowanie, dodaje się uzasadnienie oceny. Dowód PDF z Oligarcha zawiera te elementy w jednym dokumencie, który można wpiąć do teczki klienta lub do akt kancelaryjnych.

Czas, który wcześniej schodził na przeklejanie wyników z kilku stron i opisywanie ich w notatce, wraca na pracę merytoryczną. Przy kilkudziesięciu klientach miesięcznie to realna oszczędność godzin, a zapis ma jednolity wygląd w każdej sprawie.

Trzy typowe sytuacje w kancelarii

Pierwsza to sprzedaż nieruchomości za wyższą kwotę. Notariusz lub radca przygotowujący umowę sprawdza obie strony, a gdy kupujący jest spółką, także osoby, które nią faktycznie kontrolują. Gdy struktura ma kilka poziomów, najwięcej czasu zajmuje właśnie ustalenie, kto stoi na końcu łańcucha.

Druga to zakładanie spółki dla klienta zagranicznego. Imiona i nazwiska w obcych alfabetach mają różne zapisy, więc ręczne szukanie bywa zawodne. Sprawdzenie kilku wariantów zapisu i aliasów w jednym miejscu zmniejsza ryzyko, że ktoś zostanie pominięty.

Trzecia to stała obsługa korporacyjna. Kancelaria prowadzi dziesiątki spółek, a każda ma zarząd, wspólników i prokurentów, którzy zmieniają się w czasie. Tu najwięcej daje codzienny monitoring, bo nikt nie wraca ręcznie do każdej teczki co kilka tygodni.

Dane, które warto mieć pod ręką

Im pełniejsze dane wejściowe, tym mniej fałszywych dopasowań do wyjaśniania. Przed pierwszym sprawdzeniem zbierz następujące informacje.

• pełne imię i nazwisko albo pełną nazwę podmiotu wraz z numerem NIP lub KRS
• datę urodzenia i obywatelstwo osoby fizycznej, jeśli dokument je zawiera
• listę wspólników, członków zarządu i osób wskazanych jako beneficjenci rzeczywiści
• znane aliasy, poprzednie nazwy oraz alternatywne zapisy nazwy w alfabecie łacińskim

Ile to kosztuje w porównaniu z czasem pracy

Ręczne sprawdzenie jednego klienta na trzech listach, ustalenie beneficjenta w rejestrze i opisanie wyniku zajmuje zwykle kilkanaście minut, a przy spółce ze złożoną strukturą znacznie dłużej. Pomnóż to przez liczbę nowych klientów w miesiącu i przez liczbę ponownych przeglądów. Abonament ma sens, gdy godzina pracy prawnika kosztuje więcej niż kilka sprawdzeń zaoszczędzonych w miesiącu.

Aktualne ceny planów są w cenniku. Zamówienie planu Start przechodzi przez bezpieczną płatność kartą, a konto z panelem i monitoringiem uruchamia się od razu po opłaceniu.

Granice narzędzia

Oligarcha nie ocenia całego ryzyka klienta i nie przesądza o obowiązku zgłoszenia transakcji. Pokazuje to, co wynika z list i z danych o beneficjentach, a pozostałe elementy oceny, takie jak cel stosunków gospodarczych czy źródło środków, kancelaria dokumentuje według własnej procedury.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda wynik i dowód PDF, wpisz pierwszego klienta na stronie głównej. Plan Start pozwala objąć monitoringiem podmioty z bazy kancelarii, a szczegóły cen znajdziesz w cenniku.