AML dla pośredników nieruchomości bez ręcznego sprawdzania list

Kiedy pośrednik jest instytucją obowiązaną

Pośrednicy w obrocie nieruchomościami należą do instytucji obowiązanych w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, gdy wykonują czynności pośrednictwa. Oznacza to, że przed zawarciem umowy lub przed transakcją stosują środki bezpieczeństwa finansowego wobec klienta, w tym sprawdzenie, czy klient lub osoba za nim stojąca nie znajduje się na listach sankcyjnych.

Zakres obowiązków w konkretnej sprawie ustalasz na podstawie ustawy i własnej procedury. Oligarcha nie zastępuje tej oceny. Daje natomiast szybki, jednolity i udokumentowany wynik sprawdzenia list, który wchodzi do procedury jako jeden z jej kroków.

Dlaczego rynek nieruchomości jest szczególnie wrażliwy

Transakcje na nieruchomościach mają wysoką wartość, a kupujący bywa spółką z kilkoma poziomami właścicieli albo osobą z zagranicy. To dokładnie ten układ, w którym łatwo przeoczyć, kto faktycznie finansuje zakup. Ręczne wyszukiwanie nazwiska na trzech stronach przy kilku ofertach równolegle kończy się pominięciem albo notatką bez daty.

Pośrednik pracuje pod presją terminu. Klient chce oglądać mieszkanie dziś, a umowę podpisać w tym tygodniu. Sprawdzenie, które zajmuje kilka sekund zamiast kilkunastu minut, nie hamuje sprzedaży i pozostawia dowód, że kontrola była wykonana przed czynnością.

Jak wygląda sprawdzenie kupującego i sprzedającego

Wpisujesz imię i nazwisko, nazwę firmy albo NIP. Oligarcha sprawdza dane na krajowej liście MSWiA oraz w wykazach UE i ONZ i pokazuje potencjalne dopasowania razem z informacjami, które pozwalają je ocenić. Gdy strona jest spółką, dodajesz osoby ustalone jako beneficjenci rzeczywiści i reprezentanci, a każda dostaje osobny zapis.

Wynik trafia do panelu z datą i zakresem sprawdzenia. Z panelu pobierasz dowód PDF do teczki transakcji. Podobieństwo nazwy zawsze ocenia człowiek, bo tylko osoba znająca sprawę rozstrzygnie, czy to ten sam klient.

Dowód PDF w teczce transakcji

Dobry zapis odpowiada na cztery pytania. Kogo sprawdzono, według jakich danych, kiedy i z jakim wynikiem. Dowód PDF z Oligarcha zawiera te elementy w jednym dokumencie o stałym układzie, więc dołączasz go do teczki tak samo przy każdej sprawie.

Przy kontroli nie szukasz po skrzynce i zakładkach przeglądarki. Pokazujesz dokument z datą, który powstał przed podpisaniem umowy. To oszczędza czas biura i zmniejsza ryzyko sporu o to, czy kontrola w ogóle się odbyła.

Monitoring dzienny dla stałych klientów i inwestorów

Część klientów pośrednika wraca. Inwestor kupuje kolejne lokale, deweloper zleca sprzedaż kolejnych etapów. Sprawdzenie wykonane rok temu niczego nie mówi o dzisiejszym stanie list. Monitoring codziennie porównuje zapisany zbiór podmiotów z aktualnymi wykazami i zgłasza zmianę, zanim pojawi się kolejna umowa.

Każda zmiana ma datę i zapis w panelu, więc możesz pokazać, kiedy się o niej dowiedziałeś i jak zareagowałeś.

Trzy typowe sytuacje w biurze nieruchomości

Pierwsza to zakup za gotówkę lub z niejasnych środków. Pośrednik ma obowiązek zwrócić uwagę na nietypowy charakter transakcji, a sprawdzenie list jest pierwszym krokiem, który zajmuje chwilę i zostawia zapis.

Druga to kupujący będący spółką zagraniczną lub kilkupoziomową strukturą. Tu najważniejsze jest ustalenie beneficjenta rzeczywistego i sprawdzenie każdej osoby osobno, w tym w kilku wariantach zapisu nazwiska.

Trzecia to inwestor, który kupuje regularnie. Jego pierwsza kontrola jest czysta, ale po roku sytuacja może wyglądać inaczej, więc monitoring dzienny pilnuje stałych klientów bez ręcznych powtórek.

Dane, które warto zebrać przed sprawdzeniem

Im pełniejsze dane, tym mniej fałszywych dopasowań do wyjaśniania. Zbierz pełne imię i nazwisko albo pełną nazwę podmiotu z numerem NIP lub KRS, datę urodzenia i obywatelstwo osoby fizycznej, listę wspólników i członków zarządu oraz znane aliasy i poprzednie nazwy.

Te informacje i tak trafiają do teczki transakcji, więc zbieranie ich przed sprawdzeniem nie dokłada pracy, tylko ją porządkuje.

Ile to kosztuje w porównaniu z czasem pracy

Ręczne sprawdzenie jednego klienta na trzech listach, ustalenie beneficjenta i opisanie wyniku zajmuje zwykle kilkanaście minut. Pomnóż to przez liczbę nowych klientów miesięcznie i przez stawkę osoby, która to robi. Aktualne ceny planów są w cenniku.

Zamówienie planu przechodzi przez bezpieczną płatność kartą, a konto z panelem i monitoringiem uruchamia się od razu po opłaceniu.

Granice narzędzia

Oligarcha nie ocenia całego ryzyka klienta i nie przesądza o obowiązku zgłoszenia transakcji. Pokazuje to, co wynika z list i z danych o beneficjentach. Pozostałe elementy oceny, jak cel stosunków gospodarczych czy źródło pochodzenia środków, pozostają w rękach biura. Szerzej o tym piszemy w artykule o ocenie ryzyka klienta AML.

Chcesz zobaczyć wynik i dowód PDF? Wpisz pierwszego klienta na stronie głównej. Podobny proces w innych zawodach opisujemy na stronie AML dla kancelarii i notariuszy.