Ocena ryzyka klienta AML w małej instytucji obowiązanej

Z czego składa się ocena ryzyka klienta

Ustawa wymaga, by instytucja obowiązana oceniała ryzyko związane z konkretnym stosunkiem gospodarczym albo transakcją okazjonalną, a nie tylko wypełniała ogólną politykę. Ocena opiera się na kilku grupach czynników. Pierwsza dotyczy klienta, czyli jego formy prawnej, struktury własności, branży i tego, czy jest osobą eksponowaną politycznie. Druga dotyczy państw i obszarów geograficznych związanych z klientem. Trzecia obejmuje produkty i usługi, a czwarta sposób nawiązania relacji, na przykład bez osobistego kontaktu.

Wynik zwykle wyrażasz w trzech poziomach: niskie, średnie, wysokie. Poziom decyduje o głębokości kontroli. Przy niskim ryzyku wystarczą standardowe środki, przy wysokim stosujesz wzmożoną kontrolę, czyli dodatkowe dokumenty, ustalenie źródła środków i zgodę osoby wyższego szczebla.

Pytania, które warto zadać każdemu klientowi

Dobrze działa stały zestaw pytań, który pracownik przechodzi przy przyjmowaniu klienta. Dzięki niemu dwie osoby w biurze oceniają podobny przypadek podobnie, a Ty możesz później wykazać, jak doszło do wniosku.

• Kto jest klientem i kto ostatecznie nim steruje, czyli kim są beneficjenci rzeczywiści.
• Czy klient, jego wspólnicy lub beneficjenci występują na listach sankcyjnych albo są osobami eksponowanymi politycznie.
• Z jakimi państwami wiąże się rejestracja, działalność i pochodzenie środków.
• Czy struktura własności ma uzasadnienie gospodarcze, czy zawiera warstwy pośrednie bez widocznego celu.
• Jaki jest cel zlecenia i czy odpowiada profilowi klienta.
• Czy klient unika kontaktu, spieszy się bez powodu albo odmawia podania danych.

Gdzie w ocenie mieści się sprawdzenie list sankcyjnych

Trafienie na liście sankcyjnej to nie jeden z wielu punktów, które sumujesz do wyniku. To sygnał, który zatrzymuje proces i wymaga osobnej oceny według właściwych przepisów. Z kolei brak trafienia nie zmniejsza ryzyka do zera, bo ocena obejmuje również geografię, strukturę i zachowanie klienta.

Dlatego sprawdzenie warto wykonać na początku, zanim ustalisz resztę oceny, i powtarzać je w czasie trwania relacji. Wynik razem z datą trafia do akt. Przy zgłaszaniu klienta do dziennego monitoringu list MSWiA, UE i ONZ odpada ręczne wracanie do starych teczek, a każda zmiana ma własny zapis.

Jak opisać wynik, żeby obronił się przy kontroli

Kontroler nie oczekuje długiego elaboratu. Chce zobaczyć, że ocena została wykonana przed rozpoczęciem współpracy, że opiera się na rzeczywistych danych o kliencie i że poziom ryzyka przełożył się na zakres środków. Wystarczy karta oceny z czterema elementami: dane klienta, przeanalizowane czynniki, przyznany poziom i uzasadnienie w dwóch lub trzech zdaniach.

Do karty dołącz dowody, na których opierasz wnioski, czyli wynik sprawdzenia list sankcyjnych i ustalenie beneficjenta rzeczywistego. Podpis lub zatwierdzenie osoby odpowiedzialnej możesz złożyć elektronicznie, na przykład w narzędziu do elektronicznego podpisu dokumentów, jeśli klient i pracownicy działają zdalnie.

Kiedy ocenę trzeba zaktualizować

Ocena nie jest zapisem na zawsze. Wracasz do niej, gdy zmienia się właściciel lub zarząd klienta, gdy klient zleca usługę o innym charakterze niż dotychczas, gdy pojawia się informacja medialna o jego powiązaniach albo gdy lista sankcyjna zostaje uzupełniona o podmiot z jego otoczenia. W stałej obsłudze przegląd cykliczny, na przykład raz na rok dla ryzyka niskiego i częściej dla wyższych poziomów, porządkuje te momenty.

Zmiany na listach wychwytuje się najłatwiej automatem, który codziennie porównuje bazę klientów z wykazami. Resztę, czyli zmiany w strukturze i zachowaniu klienta, widzi tylko pracownik, który zna sprawę.

Najczęstsze błędy w małych instytucjach

Pierwszy błąd to jeden wspólny poziom ryzyka dla wszystkich klientów. Taka ocena nie różnicuje środków, więc kontroler uzna ją za formalną. Drugi to brak daty i autora oceny, przez co nie wiadomo, czy powstała przed czynnością. Trzeci to pomijanie beneficjentów rzeczywistych przy spółkach, bo ich ustalenie wymaga pracy. Czwarty to zapis wyniku sankcji w mailu, a nie w aktach klienta.

Każdy z tych błędów da się usunąć prostą procedurą i narzędziem, które tworzy jednolity zapis. Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe, zobacz, jak wygląda AML dla biur rachunkowych, a w kancelarii pomoże strona o AML dla kancelarii i notariuszy.

Co przygotować przed wdrożeniem w biurze

Zacznij od spisania usług, które faktycznie świadczysz, bo od nich zależy zakres obowiązków. Potem ustal, kto w zespole przyjmuje klientów, kto ocenia przypadki trudniejsze i gdzie przechowujesz akta. Na końcu wybierz sposób sprawdzania list i ustalania beneficjentów, który da się powtarzać bez dodatkowego wysiłku.

Jeśli chcesz wypróbować sprawdzenie na jednym kliencie, wpisz jego dane na stronie głównej Oligarcha. Zobaczysz wynik z list oraz dowód PDF, który możesz dołączyć do karty oceny.