Monitoring listy sankcyjnej klientów w małej firmie

Czy sprawdzenie raz na początku współpracy wystarczy

Nie, jeśli współpraca trwa. Lista MSWiA i wykazy unijne są uzupełniane w odpowiedzi na bieżące wydarzenia, a podmiot czysty w styczniu może pojawić się na liście w czerwcu. Sprawdzenie przy onboardingu mówi tylko o stanie z tego dnia.

Instytucja obowiązana stosuje środki bezpieczeństwa finansowego także w trakcie trwania relacji, więc ciągłość kontroli ma znaczenie przy kontroli organu. Jednorazowy zapis sprzed trzech lat nie pokaże, że wiedziałeś o zmianie.

Jak często sprawdzać klientów

Częstotliwość wynika z procedury i oceny ryzyka klienta. Dla klientów wysokiego ryzyka, czyli ze skomplikowaną strukturą własności albo z powiązaniami zagranicznymi, sensowne jest sprawdzanie na bieżąco. Dla niskiego ryzyka część instytucji wybiera przegląd cykliczny.

Problem w tym, że ręczny przegląd cykliczny kosztuje tyle samo czasu przy każdym klientzie i łatwo go przesunąć. Dlatego małe firmy częściej wybierają monitoring dzienny: koszt jednego klienta jest znikomy, a cała baza jest sprawdzana tak samo.

Ręczny przegląd czy automatyczny monitoring

Przy dwudziestu klientach ręczny przegląd raz w miesiącu to kilka godzin pracy, wyszukiwanie na trzech stronach i notatki w arkuszu. Przy dwustu jest to praca na stałe. Dodatkowo każdy przegląd bywa wykonywany nieco inaczej, zależnie od osoby i dnia.

Monitoring porównuje zapisany zbiór podmiotów z aktualnymi listami codziennie i zgłasza zmianę z datą. Ty oceniasz dopasowanie, a system pilnuje, że nikt nie został pominięty. Tak działa monitoring dzienny w Oligarcha.

Co zapisać, żeby obronić się przy kontroli

Kontroler chce zobaczyć trzy rzeczy. Kto był sprawdzany, kiedy i według jakich list, oraz co zrobiono po wykryciu dopasowania. Wystarczy zapis z datą i zakresem, a przy dopasowaniu krótkie uzasadnienie oceny podpisane przez osobę odpowiedzialną.

Dobrze, gdy dowody są w jednym miejscu i mają jednolity układ. Dowód PDF z panelu można dołączyć do akt klienta bez przepisywania.

Co robić po alercie

Alert nie oznacza jeszcze, że klient jest objęty sankcjami. Najczęściej jest to zbieżność nazwiska. Porównaj datę urodzenia, obywatelstwo, adres i numer identyfikacyjny z wpisem na liście, a jeśli dane się zgadzają, wstrzymaj czynność i zastosuj procedurę wewnętrzną.

Zapisz, jak oceniłeś alert i dlaczego. Taki zapis jest równie ważny, jak sam alert, bo pokazuje, że nadzór działa.

Które listy obejmuje monitoring

Sprawdzenie ma sens tylko wtedy, gdy obejmuje wszystkie wykazy, które wiążą Twoją firmę. W Polsce jest to krajowa lista osób i podmiotów, wobec których stosuje się szczególne środki ograniczające, prowadzona przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych. Do tego dochodzą unijne rozporządzenia sankcyjne i wykazy Rady Bezpieczeństwa ONZ.

Ręcznie oznacza to trzy różne strony, trzy formaty danych i trzy różne sposoby zapisu nazwisk. Nazwiska w alfabecie cyrylickim występują w kilku transkrypcjach, więc jedno brzmienie wpisane w wyszukiwarkę potrafi nie znaleźć osoby, która jest na liście pod innym zapisem. Monitoring z obsługą wariantów zapisu zmniejsza to ryzyko.

Ile kosztuje brak monitoringu

Koszt braku nadzoru rzadko widać od razu. Pojawia się przy kontroli, gdy okazuje się, że klient był na liście od kilku miesięcy, a firma kontynuowała współpracę. Instytucja obowiązana odpowiada za prawidłowe stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego, a niedopełnienie obowiązków może skutkować karami administracyjnymi.

Drugim kosztem jest czas. Osoba, która co miesiąc przepisuje wyniki do arkusza, pracuje po prostu wolniej niż system, który robi to codziennie. Przy małym zespole to godziny odebrane obsłudze klientów i sprzedaży. Dlatego pytanie nie brzmi, czy monitoring jest potrzebny, ale czy wolisz płacić za niego abonamentem, czy własnym czasem.

Jak ocenić narzędzie do monitoringu

Zanim wybierzesz rozwiązanie, sprawdź pięć rzeczy. Czy obejmuje listę krajową, unijną i ONZ. Czy obsługuje warianty zapisu nazwisk i aliasy. Czy zgłasza zmiany z datą, a nie tylko pokazuje stan bieżący. Czy generuje dokument do akt, który zadowoli kontrolera. Czy pozwala objąć też osoby ustalone jako beneficjenci rzeczywiści, a nie tylko samą spółkę.

Pamiętaj, że żadne narzędzie nie zdejmuje odpowiedzialności z osoby, która podejmuje decyzję. Dobrze dobrane narzędzie skraca przygotowanie informacji i porządkuje dowody, a ocenę dopasowania nadal wykonuje człowiek.

Przykład z małego biura

Biuro obsługujące sześćdziesięciu klientów dodaje ich do monitoringu w jeden wieczór. Przez następne miesiące nie dzieje się nic, co wymagałoby uwagi, i właśnie o to chodzi. Jednego dnia przychodzi alert dla wspólnika jednej ze spółek. Pracownik porównuje datę urodzenia, widzi niezgodność, zapisuje ocenę i zamyka sprawę w kilka minut.

Gdyby biuro robiło przegląd raz na kwartał, alert przyszedłby z opóźnieniem do dziewięćdziesięciu dni. W trafnym przypadku to właśnie ta zwłoka byłaby problemem przy kontroli.

Jak zacząć w małej firmie

Spisz klientów, z którymi współpraca trwa, i dodaj ich do jednej bazy. Dla spółek uzupełnij osoby ustalone jako beneficjenci rzeczywiści. Gdy skład zarządu lub wspólników zmienia się często, przydaje się też osobny podgląd zmian w rejestrze, jak alerty o zmianach zarządów i wspólników z KRS.

Jeśli chcesz sprawdzić pierwszego klienta, wpisz jego dane na stronie głównej Oligarcha. Pełną procedurę dla konkretnego zawodu znajdziesz na stronach AML dla biur rachunkowych i AML dla pośredników nieruchomości.