AML dla kantorów walut bez wyszukiwania list przy kliencie

Dlaczego kantor jest szczególnie narażony na błąd przy sprawdzaniu

Przedsiębiorcy prowadzący działalność kantorową należą do instytucji obowiązanych w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Stosują środki bezpieczeństwa finansowego wobec klientów, w tym sprawdzenie, czy klient nie jest objęty sankcjami. Zakres obowiązków w konkretnej transakcji ustalasz na podstawie ustawy i własnej procedury.

Specyfika kantoru jest prosta. Dużo krótkich transakcji, często z klientami, których widzisz pierwszy raz, i kolejka za plecami. Ręczne otwieranie trzech stron z listami przy takim tempie kończy się albo spowolnieniem obsługi, albo pominięciem kontroli. Żadna z tych opcji nie wygląda dobrze podczas kontroli.

Jak wygląda sprawdzenie klienta przy okienku

Wpisujesz imię i nazwisko z dokumentu tożsamości albo nazwę firmy, jeśli klientem jest przedsiębiorca. Oligarcha sprawdza dane na krajowej liście MSWiA oraz w wykazach unijnych i ONZ i w kilka sekund pokazuje wynik. Przy podobnym nazwisku widzisz, co dokładnie się zgadza, a czego brakuje, żeby osoba odpowiedzialna mogła ocenić dopasowanie.

Wynik trafia do panelu z datą i godziną. Z panelu pobierasz dowód PDF, który dołączasz do dokumentacji transakcji albo zapisujesz w katalogu kantoru. Nie musisz pamiętać, czy zrzut ekranu został zrobiony.

Dowód sprawdzenia na wypadek kontroli

Podczas kontroli pytanie brzmi nie tylko, czy sprawdzałeś klientów, lecz czy możesz to pokazać. Dobry zapis zawiera dane wejściowe, źródła, datę i wynik. Dowód PDF z Oligarcha ma stały układ, więc każdy pracownik zmiany dokumentuje sprawdzenie w ten sam sposób.

Jeżeli w zespole pracuje kilka osób na zmiany, jednolity dokument zastępuje prywatne notatki i różne formy zapisu. Właściciel może później przejrzeć panel i zobaczyć, kto, kogo i kiedy sprawdził.

Stali klienci i monitoring dzienny

Kantor ma stałych klientów, na przykład firmy rozliczające się w walutach albo osoby wymieniające większe kwoty cyklicznie. Sprawdzenie sprzed roku nie mówi nic o dzisiejszym stanie list. Dodajesz ich do monitoringu, a Oligarcha codziennie porównuje zapisany zbiór z aktualnymi wykazami i zgłasza zmianę.

Każda zmiana ma datę w panelu. Dzięki temu pokażesz, kiedy dowiedziałeś się o zmianie i jak zareagowałeś. Szerzej o częstotliwości kontroli piszemy w artykule o monitoringu listy sankcyjnej klientów.

Klient będący firmą i beneficjent rzeczywisty

Gdy walutę wymienia spółka, samo sprawdzenie nazwy firmy nie wystarcza. Trzeba ustalić osoby, które faktycznie za nią stoją, oraz reprezentantów. Oligarcha pomaga ustalić beneficjenta rzeczywistego i pozwala sprawdzić każdą osobę osobno, z osobnym zapisem w panelu.

Więcej o samym pojęciu znajdziesz na stronie o beneficjencie rzeczywistym. Ocena, czy dane osoby są wystarczające do dalszej obsługi, pozostaje po stronie kantoru.

Ile czasu oszczędza jedno sprawdzenie

Ręcznie jedno sprawdzenie na trzech listach razem z opisem wyniku zajmuje zwykle kilka do kilkunastu minut, a przy okienku nikt tyle nie ma. Pomnóż to przez liczbę nowych klientów w miesiącu i przez koszt godziny pracownika. Aktualne ceny planów są w cenniku, a zamówienie przechodzi przez bezpieczną płatność kartą.

Konto z panelem i monitoringiem uruchamia się od razu po opłaceniu, więc możesz zacząć od następnej zmiany.

Granice narzędzia

Oligarcha nie ocenia całego ryzyka transakcji i nie przesądza o obowiązku zgłoszenia. Pokazuje to, co wynika z list sankcyjnych i danych o beneficjentach. Pozostałe elementy, jak ocena nietypowości transakcji czy ustalenie źródła środków, wykonuje osoba odpowiedzialna w kantorze. Omawiamy je w artykule o ocenie ryzyka klienta AML.

Chcesz zobaczyć wynik? Wpisz pierwszego klienta na stronie głównej. Podobny proces dla innych zawodów opisujemy na stronie AML dla pośredników nieruchomości.