Jak wybrać system AML dla małej firmy i na co patrzeć przed zakupem

Pytanie pierwsze, które listy sprawdza system

Minimum to krajowa lista MSWiA oraz wykazy sankcyjne Unii Europejskiej i ONZ. Jeżeli narzędzie sprawdza tylko jedno źródło, resztę zrobisz ręcznie i cała oszczędność czasu znika. Zapytaj też, jak często dane są aktualizowane, bo lista sprzed tygodnia nie jest listą dzisiejszą.

Sprawdź, czy system radzi sobie z różnymi zapisami nazwisk, aliasami i transliteracją. Zagraniczne nazwy zapisuje się na kilka sposobów, a wyszukiwarka dopasowująca wyłącznie dosłowny ciąg znaków przeoczy część wpisów.

Pytanie drugie, czy dostaniesz dowód do akt

Dla instytucji obowiązanej samo sprawdzenie to połowa pracy. Drugą połową jest zapis, który pokazuje, kogo sprawdzono, według jakich danych, kiedy i z jakim wynikiem. Wybieraj narzędzie, które generuje taki dokument w stałym układzie, najlepiej jako PDF do teczki klienta.

Zrzuty ekranu i notatki w arkuszu działają do pierwszej kontroli albo do pierwszej zmiany pracownika. Jednolity dokument zdejmuje z ciebie obowiązek pilnowania, czy każdy zapisuje wynik tak samo.

Pytanie trzecie, czy jest monitoring

Klient czysty w dniu podpisania umowy może pojawić się na liście po pół roku. Jeśli system nie pilnuje bazy codziennie, musisz powtarzać sprawdzenia ręcznie albo ryzykować, że o zmianie dowiesz się za późno. Zapytaj, czy monitoring zgłasza tylko zmiany, czy zasypuje cię powtórzonymi wynikami.

Ważne jest też, czy każda zmiana zostaje w historii z datą. To ona pokazuje przy kontroli, że reagowałeś na bieżąco. Szerzej o tym piszemy w artykule o monitoringu listy sankcyjnej klientów.

Pytanie czwarte, co z beneficjentem rzeczywistym

Klienci biur i kancelarii to często spółki. Sprawdzenie samej nazwy firmy nie mówi, kto za nią stoi. System, który pomaga ustalić beneficjenta i pozwala sprawdzić każdą osobę osobno, oszczędza godziny przy każdej spółce z kilkoma wspólnikami.

Zwróć uwagę, czy narzędzie przedstawia wynik jako gotową decyzję, czy jako materiał do oceny. Pierwsze podejście bywa wygodne, ale to ty odpowiadasz za decyzję, więc potrzebujesz danych, a nie samego werdyktu.

Pytanie piąte, ile osób będzie korzystać i jak wygląda panel

W małym biurze system obsługują dwie, trzy osoby, często na zmianę. Sprawdź, czy panel pokazuje historię sprawdzeń wszystkich użytkowników, bo właściciel powinien widzieć, kto, kogo i kiedy sprawdził. Sprawdź także, czy da się szybko znaleźć dawny zapis, kiedy klient wraca po roku.

Prostota jest argumentem. Narzędzie, którego pracownicy unikają, bo wymaga kilku kliknięć za dużo, działa gorzej niż skromniejsze, ale używane przy każdym kliencie.

Pytanie szóste, jak liczyć koszt

Porównaj abonament z czasem pracy. Ręczne sprawdzenie jednego klienta na trzech listach, ustalenie beneficjenta i opisanie wyniku zajmuje zwykle kilkanaście minut. Pomnóż to przez liczbę nowych klientów w miesiącu i stawkę osoby, która to robi, a następnie dodaj koszt ryzyka braku dokumentacji przy kontroli.

Sprawdź, czy cena nie zależy od liczby zapytań w sposób trudny do przewidzenia. Przy stałej liczbie klientów prosty abonament pozwala planować wydatek. Aktualne plany Oligarcha są w cenniku.

Pytanie siódme, czy system nie obiecuje za dużo

Żadne narzędzie nie zastąpi oceny człowieka ani nie zdejmie z ciebie odpowiedzialności za procedurę. Ostrożnie traktuj obietnice w stylu pełnej zgodności jednym kliknięciem. Dobry system ułatwia sprawdzenie i dokumentację, a decyzję zostawia osobie odpowiedzialnej.

Ocena ryzyka klienta, cel stosunków gospodarczych i źródło środków pozostają po twojej stronie. Opisujemy to w artykule o ocenie ryzyka klienta AML.

Pytanie ósme, czy możesz sprawdzić to na prawdziwym kliencie

Najlepszy test to wpisanie dwóch lub trzech rzeczywistych klientów, w tym jednego ze skomplikowaną nazwą, i ocena, czy wynik jest zrozumiały oraz czy dowód nadaje się do akt. Zmierz też czas od wpisania danych do pobrania dokumentu.

Przy klientach firmowych dane rejestrowe możesz uzupełnić w katalogu firm do współpracy B2B, a samo sprawdzenie sankcyjne wykonać w systemie AML. Szczegółowe procedury dla zawodów znajdziesz na stronach AML dla biur rachunkowych i AML dla kancelarii.

Krótka lista kontrolna przed zakupem

Listy MSWiA, UE i ONZ w jednym wyniku. Dowód PDF z datą. Codzienny monitoring ze zgłaszaniem zmian. Pomoc przy ustaleniu beneficjenta rzeczywistego. Historia sprawdzeń wszystkich użytkowników. Przewidywalna cena. Wynik jako materiał do oceny, nie werdykt.

Jeśli narzędzie spełnia te punkty, możesz je wdrożyć w jeden dzień. Wpisz pierwszego klienta na stronie głównej Oligarcha, zobacz wynik i dowód, a potem załóż konto.